Vortreffen

Gruppenfahrt / Freizeit 

Vortreffen wofür:

Bei einem Vortreffen haben die Betreuer schon einmal die Möglichkeit sich ein Bild von Eltern und Kindern zu machen, genauso wie die Eltern sich ein Bild von den Betreuern machen können. Man weiß mit wem man es zu tun hat. 

Danach kann man meist schon sehen, ob die Kids ähnlich gestrickt sind, ob es viele Unterschiede gibt, wie weit die Kinder entwickelt sind und so weiter.

Bei älteren Gruppen (Erwachsenenfreizeit/ Familienfreizeit/ etc.) lernt man gleich die Teilnehmer kennen und kann dort schon einmal die Programmplanung durchsprechen und hat noch die Möglichkeit Wünsche der Teilnehmer zu berücksichtigen und das Programm dahingehend zu verändern.

Außerdem kann man bei einem Vortreffen den Eltern/Teilnehmern einiges zum Ablauf der Fahrt erklären und man gibt Kindern und Eltern, bzw. den Teilnehmern die Möglichkeit Fragen zu stellen. Außerdem kann man dort Listen verteilen, was die Kinder/Teilnehmer mitnehmen sollen und kann sich sicher sein, dass die Listen auch (bei den Eltern) angekommen sind. Ein "wusste ich nicht" ist somit später kein Argument mehr. 

Vorbereitung:

Ein Vortreffen soll ja auch schon auf die Fahrt einstimmen, d.h. es sollte ein gemütlicher Rahmen gewählt sein. Je nach dem was für eine Fahrt es werden soll, könnte auch schon das Vortreffen dahingehend vorbereitet werden. 

So könnte z.B. das Vortreffen für eine Seminarfahrt in einem Konferenzraum stattfinden, klassisch mit Getränken auf den Tischen, Flipchart und sorgfältig angelegten Programmmappen. 

Das Vortreffen einer Seniorenfahrt könnte bei einem gemütlichen Kaffee und Kuchen stattfinden, die Fahrt eines Sportvereines in der Turnhalle anstatt einer Trainingseinheit.

Das Vortreffen einer Familienfahrt könnte man in einen Grillabend (-nachmittag) einbinden, damit sich die Familien im Vorfeld schon "beschnuppern" können. 

Das Vortreffen für eine Kinderfahrten kann man in einem Jugendhaus veranstalten und dabei Kakao und Kekse anbieten, bei älteren Kindern oder Jugendlichen gibt es Saft und Knabberzeug.

Wichtig dabei ist aber, dass auch wichtige Informationen weiter gegeben werden. D.h. alles was die Teilnehmer im Vorfeld wissen müssen, sollte beim Vortreffen besprochen werden. Deswegen macht es Sinn sich einen klaren Plan zu machen, was bei dem Vortreffen besprochen werden muss. Außerdem sollten die  Informationen auch noch schriftlich verfasst sein und verteilt werden. Die schriftlichen Informationen sollten aber Listenartig und möglichst kurz und knapp gefasst sein. Viele Teilnehmer/Eltern haben keine Lust Romane zu lesen!

Manchmal werden Vortreffen für Kinder- und/oder Jugendfahrten nur für die Eltern angesetzt, ähnlich wie ein Elternabend in der Schule. Da die Kinder aber diejenigen sind, die mitfahren sollen, wäre es angebracht auch die Kinder einzuladen. Der Vorteil liegt darin, dass man die Kinder besser den Eltern zuordnen kann und man lernt auch die Kinder im Vorfeld kennen. Sollte es Punkte zu besprechen geben, die nur für die Eltern bestimmt sind, kann man einen Betreuer mit den Kindern in einen Nebenraum oder nach draußen schicken. Der Betreuer kann mit den Kindern z.B. spielen oder eine Vorstellungsrunde machen. Oder er befragt die Kinder, was sie sich von der Fahrt versprechen und was sie für Wünsche haben. 

Der Ort des Treffens sollte zentral gewählt sein, so dass die Teilnehmer keine weiten Wege haben. Auch sollte es gut zu finden sein und genügend Parkplätze, sowie eine gute Verbindung mit Bussen und Bahnen geben. Im Zweifel können die Betreuer auch Fahrdienste  anbieten, wenn z.B. jemand überhaupt nicht mobil ist.

Vortreffen wann?

Das Vortreffen sollte frühzeitig, möglichst einige Wochen (spätestens aber eine Woche) vor der Fahrt stattfinden, so dass die Teilnehmer /Eltern noch genügend Zeit haben um mögliche Vorbereitungen zu treffen.

Das Treffen sollte auf einen Tag (und eine Tageszeit) angesetzt werden, an dem möglichst viele Teilnehmer Zeit haben. Gut wäre die Teilnehmer/Eltern vorher zu fragen, wann sie gewöhnlich Zeit hätten. Wenn es schwer wird alle Teilnehmer auf einen Tag zusammen zu bekommen, kann man auch zwei oder gar mehrere Vortreffen ansetzen.

Wenn eine feste Gruppe fahren möchte, so kann dieses Vortreffen in die normale Gruppenstunde gelegt werden, bzw. davor oder danach. 

Zum Vortreffen einladen

Die Einladung zum Vortreffen kann schriftlich erfolgen, d.h. die Teilnehmer bekommen einen Zettel mit oder man schickt die Einladungen per Post. Günstig ist es, wenn man um Rückantwort bittet, damit man abschätzen kann, ob sich ein Vortreffen überhaupt lohnt. Wenn nur 2 von 30 Teilnehmern zu einem Vortreffen erscheinen möchten, sollte man sich überlegen, ob ein Vortreffen Sinn macht oder ob man einfach den Termin verlegen sollte. 

Die Ankündigung, dass es beim Vortreffen neben wichtigen Informationen auch noch Speisen und Getränke gibt, kann bei dem ein oder anderen Teilnehmer die Motivation erhöhen beim Vortreffen anwesend zu sein.

"Verweigerer"

Es gibt immer Eltern oder Teilnehmer die keine Lust oder keine Zeit haben Vortreffen zu besuchen. Diese Leute kann man schriftlich (per Post oder Mail) Informieren oder anrufen. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Teilnehmer zu Hause zu besuchen und so ein kurzes Gespräch zu führen. Wichtig ist jedoch, dass alle Teilnehmer - egal wie - die Informationen, die im Vorfeld der Fahrt wichtig sind, erhalten.

© by Kiki 

Alle Angaben ohne Gewähr!

Hinweis: Alle Tipps und Anregungen in dieser Kategorie sollten auch als solche gesehen werden. Man muss sie nicht anwenden! Man sollte immer bedenken, dass jede Gruppe anders ist und was für die einen funktioniert kann für andere der totale Reinfall sein. Diese Tipps basieren auf persönlichen Erfahrungen in der Jugendarbeit. Es ist aber legitim, wenn jemand völlig andere Vorstellungen und Erfahrungen von dem Thema hat und die kann er auch gerne umsetzen!