Als erstes braucht man natürlich ein "Opfer".
Wer soll die Party eigentlich geschenkt bekommen?
Würde sich diese Person überhaupt über eine Party freuen?
Immerhin gibt es auch Menschen, die nicht gerne feiern und
eine geschenkte Party eher peinlich finden.

Eine Party alleine vorbereiten ist zwar möglich, aber sehr mühselig.
Besser ist es, so etwas in einem Team zu erledigen.
Meist macht es auch mehr Spaß.
Jeder im Team bekommt einen bestimmten Bereich,
um den er sich zu kümmern hat:
Raum, Essen, Trinken, Musik, Einladungen, Geschenke, Dekoration, etc.

Hat jemand einen Partykeller, Garten, großes Haus oder ähnliches
und stellt es zum Feiern zur Verfügung, ist der Raum nicht das Problem.
Sollte man aber keinen Raum zur Verfügung haben,
muss man eventuell etwas anmieten.
Jugendhäuser, Kleingartenvereine, Gemeindezentren,
Sportvereine, Schulen, Sozialverbände, Kneipen,
Restaurants, Hotels, und so weiter bieten
oft Räume für Feiern an, allerdings muss man dort reservieren.
Deswegen sollte man sich früh genug um einen Raum kümmern.
Vor allem auch, wenn man an einem bestimmten Tag feiern möchte.
Eine andere Möglichkeit ist auch z.B. einen Grillplatz in einem Park anmieten.
Das "Opfer" in seiner Wohnung "überfallen" wäre auch noch eine Möglichkeit,
sollte aber nur in Betracht gezogen werden,
wenn auch ein "Putzdienst" die Wohnung anschließend reinigt.

An welchem Tag soll die Feier stattfinden? Ganz wichtig:
Es muss klar gestellt sein, dass die Hauptperson an diesem
Tag auch Zeit hat, bzw. richtet man es so ein, dass sich jemand
mit der Hauptperson verabredet, damit die Party nicht ohne "Gastgeber"
stattfinden muss.
Auch sollte man bei der Planung die Gäste nicht vergessen.
Partys in der Ferienzeit oder mitten in der Woche
könnten dazu führen, dass weniger Gäste auftauchen.
Auch die besten Freunde der Hauptperson sollen Zeit haben.
Wer will schon eine Party,
wenn die besten Kumpel nicht dabei sein können?
Die Uhrzeit ist auch nicht zu verachten.
Soll die Party zum Beispiel ein "reinfeiern" sein,
darf sie auch später am Abend beginnen. Ist es aber eine
"normale" Party, oder z.B. ein gemütliches Grillen,
darf es auch schon am frühen Abend los gehen.
Aber auch ein morgendlicher Brunch oder ein Sektfrühstück sind
mögliche Partyformen. Bei Kindergeburtstagen
oder bei Senioren sollte man Nachmittags
mit der Feier beginnen.
Auch Tortenliebhaber wollen nicht vergessen werden:
Da darf es auch mal eine Kuchen- und Tortenparty am Nachmittag sein,
die sich sicherlich bis in den späten Abend ausdehnen kann,
wenn es denn eine gutgelaunte Partyfraktion gibt.

Eine Überraschungsparty kostet Geld, oft mehr,
als ein einfaches Geschenk kosten würde. Eine Möglichkeit ist die,
dass das Organisationsteam von allen "Gästen"
einen Unkostenbeitrag (anstatt Geschenk) einsammelt
und davon dann den Raum
anmietet, Essen bestellt, Getränke besorgt und so weiter.
Wichtig ist aber, dass der Unkostenbeitrag VORHER klar mit den Gästen
abgesprochen wird und möglichst auch vorher eingesammelt wird.
Wird die Party erst organisiert und die Kosten sind
plötzlich höher als vorher gedacht, kann es möglich sein, dass
sich einige Gäste übergangen fühlen und nicht mehr zahlen wollen.
Da kann es auf der Party schnell zu schlechter Laune kommen,
was eventuell auf Kosten der Hauptperson geht.
Auch sollte vielleicht immer bedacht werden, wie viel jeder zahlen KANN.
Manch einem macht es vielleicht nichts, wenn er 50 Euro beisteuert,
ein andere kann sich aber vielleicht nicht mehr als 10 Euro leisten.

Eine Alternative ist es,
das Notwendige für die Party auf die Gäste aufzuteilen.
Eine Person stellt den Raum, ein anderer einen Kasten Bier,
der nächste einen Schokoladenkuchen. Einer bringt einen Salat,
der nächste einige Tüten Chips,
ein andere kümmert sich um Girlanden, etc.
Dabei liegt es am Organisationsteam aufzupassen,
dass es auf der Party dann nicht 30 Kartoffelsalate gibt
und nichts anderes.

Bei allen Kosten sollte aber nicht vergessen werden
auch noch einige Kleinigkeiten für die Hauptperson zu haben.
Was wäre eine Überraschungsparty, wenn die Hauptperson nicht
beim auspacken der Geschenke im Mittelpunkt stehen würde.